Pengertian Kearsipan dan Definisi Kearsipan Secara Umum

Pengertian kearsipan secara umum adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan atau warkat secara sistematis , sehingga bahan-bahan tersebut dapat dicari dengan cepat atau diketahui tempatnya setiap diperlukan. Definisi kearsipan lainnya adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan.

Dalam sistem Administrasi, Administrasi kearsipan atau filling adalah penyelenggaraan administrasi / manajemen kearsipan yang mempermudah lalu lintas surat keluar dan masuk. Kearsipan adalah kegiatan yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, baik arsip dinamis maupun statis.

Menurut Mulyono Kearsipan, tata cara mengurus penyimpanan dokumen berdasarkan aturan dan prosedur yang berlaku selalu mengingat 3 unsur utama yang meliputi: penyimpangan, penempatan, dan penemuan kembali.

Pengertian lain tentang administrasi kearsipan atau filling adalah proses mengatur kegiatan menggunakan sistem tertentu, hingga arsip dapat ditemukan pada saat diperlukan.

Fungsi Administrasi Kearsipan

Administrasi Kearsipan dibagi menjadi dua macam, yaitu :

1. Arsip dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan dalam perencanaan, penyelenggaraan, pelaksanaan, kehidupan kebangsaan secara umum atau digunakan langsung pada penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dibagi dua, yaitu:

• Arsip dinamis aktif adalah arsip yang selalu digunakan terus menerus untuk kelangsungan pekerjaan di lingkungan untuk mengelola organisasi / kantor.
• Arsip dinamis yang tidak aktif adalah arsip yang tidak digunakan terus menerus atau frekuensinya jarang atau hanya digunakan sebagai referensi.

2. Arsip statis

Merupakan arsip yang digunakan langsung untuk merencanakan kehidupan kebangsaan secara umum dan untuk pelaksanaan administrasi Negara sehari-hari. Arsip statis ini adalah tanggung jawab nasional bagi pemerintah dan nilai gunanya penting bagi generasi mendatang.

---

Macam-Macam Kearsipan

Berikut dibawah ini beberapa macam kearsipan, yaitu :

1. Sistem Abjad

   adalah sistem filing dimana warkat-warkat yang akan disimpan disusun menurut abjad yaitu dari huruf a sampai dengan z. Untuk dapat menyusun secara abjad maka warkat-warkat perlu digolong-golongkan lebih dahulu menurut nama orang atau nama instansi atau nama organisasi lainnya.Agar sistem ini dilaksanakan dengan baik perlu adanya peraturan yang jelas yang dibuat atau ditetapkan oleh instansi yang bersangkutan

2. Sitem Geografis

   yaitu sistem kegiatan dimana warkat disusun menurut wilayah (daerah). Sistem ini biasa digunakan oleh instansi yang mempunyai unit-unit organisasi dibeberapa wilayah. Dalam melaksanakan sistem ini seorang juru arsip pertama-tama dapat memilih menurut daerah,setelah itu diadakan sub-sub kelompok menurut nama instansi

3. Sistem Kronologis

   sistem kronologis yaitu warkat yang disusun menurut urutan tanggal yang tertera pada setiap warkat tanpa melihat permasalahan yang disebutkan dalam warkat. Sitem krono;ogis biasanya digunakan bagi warkat-warkat yang penyelesain masalahnya perlu memperhatikan jangka waktu tertentu, misalnya masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya telah ditetapkan.

4. Sistem Nomor

   Sistem ini bila digunakan maka masing-masing warkat diberi nomor urut mulai nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasa disebut sistem filling yang tidak langsung, karena sebelum pemberian nomor, juru arsip harus mengadakan pengelompokan warkat-warkat yang ada menurut permasalahannya, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya.

5. Sistem Subyek

   Sistem subyek adalah sistem yang dalam sistem fillingnya juru arsip harus memisah-misahkan warkat-warkat yang ada sesuai dengan permasalahannya. Jadi langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor, hanya bedanya bahwa penekanan kegiatan kepada pengelompokan masalah,bukan pada penomorannya.

---

Perlindungan Arsip

Perlindungan Arsip adalah sebuah usaha untuk bisa melindungi arsip dari hal-hal yang tidak di inginkan seperti peristiwa, serangan hama yang dapat merusak arsip, perbuatan, sehingga hal-hal yang dapat menyebabkan arsip tidak aman seperti rusak, hilang dan sebagainya.

Tujuan perlindungan arsip dilakukan yaitu :

1. Tidak Hilang
2. Tidak disalahgunakan oleh orang yang tidak berkepentingan selain hanya untuk keuntungan dan kepentingan pribadi
3. Tidak jatuh ke tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab
4. Tidak mudah rusak

Jadi kesimpulan dari tujuan perlindungan arsip adalah supaya dapat menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggung jawaban mengenai perencanaan, penyelenggaraan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan dan kehidupan pemerintahan.

---

Penyimpanan Arsip

1. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan bisa dilakukan dengan cepat dan mudah
2. Menemukan kembali dengan mudah dan cepat jika sewaktu-waktu dibutuhkan
3. Mengembalikan arsip pada tempat penyimpanan bisa dilakukan dengan mudah

Pengawetan Arsip

1. Restorasi dan menjilid arsip
2. Mereproduksi atau fotografi
3. Melakukan laminasi terhadap arsip

Pengertian Kearsipan Menurut Para Ahli

Berikut merupakan pembahasan mengenai apa itu definisi dan pengertian kearsipan menurut para ahli.

Menurut Drs. The Liang Gie

Pengertian kearsipan menurut Drs. The Liang Gie adalah sebagai berikut.

a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).

b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Menurut Kamus Administrasi Pengertian kearsipan adalah semua rangkaian kegiatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai penyingkiran.

Menurut Ensiklopedi Administrasi Definisi kearsipan menurut Ensiklopedi Administrasi adalah sebagai berikut.

a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

Menurut R. Subroto
Arti kearsipan adalah aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.

Menurut Drs. I.G. Wursanto (1989)
Pengertian kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Menurut Odgers (2005)
Kearsipan menurut Odgers adalah manajemen arsip sebagai proses pengawasan,penyimpanan, dan pengamanan dokumen sertaarsip baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.

Menurut Charman (1998)
Pengertian kearsipan yaitu sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan dan pemusnahan dokumen apabila tidak diperlukan.

Menurut Maulana (1974)
Definisi kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.

Menurut Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985)
Pengertian kearsipan yaitu tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan procedure yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali.