Pengertian Dokumentasi dan 5 Fungsi Dokumentasi

Dokumentasi adalah sebuah cara yang dilakukan untuk menyediakan berbagi macam dokumen. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan bukti yang akurat dari pencatatan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi tersebut dapat berupa karangan atau tulisan, wasiat, buku, undang-undang dan lain sebagainya. Dengan kata lain pengertian dokumentasi secara umum adalah suatu kegiatan untuk melakukan pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penguasaan, pemakaian dan penyediaan dokumen terhadap suatu perihal tertentu.

Para ahli memberikan pengertian dokumentasi sebagai sesuatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang memiliki keterkaitan dan keterangan yang dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau disebarkan. Oleh sebab itu, sehingga kemudian dokumen tersebut sangat penting keberadaannya.

Adapun fungsi dari dokumentasi, yaitu:

1. Untuk memberikan informasi terkait isi dokumen bagi pihak-pihak yang memerlukan
2. Sebagai penjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang dimuat dalam dokumen
3. Menjaga agar dokumen tidak rusak
4. Sebagai alat bukti dan data mengenai keterangan dokumen
5. Sebagai alternatif penyimpanan dan penyelamatan fisik serta isi dokumen

Pengertian dokumentasi selanjutnya adalah menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) yang menjelaskan bahwa dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan seperti gambar, kutipan, kliping, dan bahan referensi lainnya.

Selanjutnya menurut Ensiklopedia Britania, menjelaskan bahwa dokumentasi adalah pengawasan dan penyusunan biografi dengan menggunakan alat-alat seperti indeks, inti sari, dan esai, selain bisa juga menggunakan cara tradisional agar informasi tersebut isa di capai. Yang terakhir adalah menurut FDI (Federation International de Decomentation) mengartikan dokumentasi adalah proses mengumpulkan dan menyebar dokumen-dokumen dari semua jenisnya tentang semua lapangan pekerjaan manusia. Tujuan dilakukannya kegiatan dokumentasi adalah untuk mendapatkan keterangan pengetahuan serta bukti. Dokumentasi berperan sebagai unit pelayanan dalam bidang dokumentasi, sebagai media penerbit suatu jurnal publikasi, alat dasar dalam menyelenggarakan konferensi seminar ilmiah, untuk mengembangkan sistem pengelolaan dokumen, dan lain sebagainya. Kegiatan dokumentasi dilakukan dengan cara mencari dan mengumpulkan bahan-bahan, mencatat isi dokumen, pengolahan dokumen, produksi dokumen, penyajian dan penyebarluasan dokumen dan menyimpan dan menjaga dokumen tersebut.

Pentingnya suatu kejadian tidak akan penting lagi, jika tidak memenuhi syarat dokumentasi sebagai pembuktian. Dokumentasi menjadi suatu yang sangat penting bagi pribadi maupun suatu organisasi perusahaan. Sebagaimana fungsinya, dokumentasi dapat menyelamatkan posisi Anda dalam suatu tuduhan yang tidak menyenangkan. Ataupun bisa dijadikan alat untuk menjatuhkan orang lain. Pada umumnya dokumentasi dimiliki oleh berbagai macam lembaga. Dokumentasi terdiri kedalam beberapa jenis, diantaranya:

1. Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

• Dokumen literer, seperti: buku, majalah, dan film
• Dokumen korporil, seperti: patung, fosil dan lain sebagainya
• Dokumen privat, seperti surat niaga, surat dinas, laporan

2. Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsinya

• Dokumen dinamis, yaitu dokumen yang digunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.

3. Jenis Dokumen Menurut Jenisnya

• Dokumen fisik, adalah dokumen fisik berupa berkas surat-surat.
• Dokumen intelektual, mengacu pada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.

4. Jenis Dokumen Menurut Dokumentasi

• Dokumen Primer, seperti: paten penelitian, laporan, disertasi.
• Dokumen Sekunder, pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.
• Dokumen Tersier, seperti: buku, teks panduan literatur.