Tag Archives: Referensi

Pengertian BPKAD (Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah)

Pengertian BPKAD (BADAN PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET DAERAH) adalah: BPKAD merupakan unsur pelaksana fungsi penunjang bidang Keuangan dan tugas pembantuan. BPKAD dipimpin oleh Kepala Badan yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Kedudukan BPKAD adalah pelaksana dibidang pengelolaan keuangan dan aset daerah, yang menyangkut bidang penerimaan, belanja, pembiayaan dan aset daerah yang dipimpin oleh seorang Kepala Badan sekaligus sebagai Pejabat Pengelola Keuangan Daerah (PPKD) dan Pejabat Penatausahaan Barang Milik Daerah serta melaksanakan fungsi selaku Bendahara Umum Daerah.

Aset/barang Milik Daerah adalah semua kekayaan daerah, baik yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah maupun yang berasal dari perolehan lain yang sah, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak beserta bagian-bagiannya ataupun yang merupakan satuan tertentu yang dapat dinilai, dihitung, diukur atau ditimbang termasuk hewan dan tumbuh-tumbuhan, kecuali uang dan surat-surat berharga lainnya.

Siklus pengelolaan aset/barang milik daerah merupakan rangkaian kegiatan dan atau tindakan yang meliputi perencanaan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,penyaluran, penggunaan, penatausahaan, pemanfaatan, pengamanan, pemeliharaan, penilaian, penghapusan, pemindahtangan, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pembiayaan, tuntutan ganti rugi dan pelaporan. Proses penatausahaan dan pelaporan merupakan siklus terpenting setelah penerimaan barang, karena melingkupi semua siklus pengelolaan aset lainnya.

Pengertian, Tujuan dan Manfaat Middleware

Apa itu middleware?

Pengertian Middleware adalah perangkat lunak komputer yang memberikan layanan untuk menghubungkan bagian-bagian berbeda dari sebuah aplikasi dengan sistem operasi. Middleware umumnya digunakan dalan sistem terdistribusi untuk memudahkan pengembang perangkat lunak dalam melakukan komunikasi input/output.

Pada umumnya, middleware adalah authentication, untuk mengecek apakah seseorang yang mengakses suatu web sudah log-in dan memiliki hak akses atau belum. Contohnya pada laravel, authentication terletak di middleware. Tujuan utama dari middleware adalah agar controller fokus dalam menyelesaikan logika alur bisnis dari suatu flow aplikasi tanpa harus untuk melakukan hal-hal di luar itu seperti validasi input untuk setiap flow. Jadi ketika data yang masuk ke controller sudah dalam keadaan bersih dan sudah siap untuk diproses sesuai dengan alur bisnis dari aplikasi tersebut, dengan adanya middleware, kode-kode yang telah dibuat akan lebih reusable, maintainable dan readable.

Middleware khususnya di dunia web programming dapat diartikan sebagai suatu software layer yang berada di antara router dengan controller. Karena posisi dari middleware berada di antara router dengan controller, fungsi dari middleware rata-rata memiliki fungsi generik.

Tujuan Pengunaan Middleware

Middleware dapat digunakan untuk beberapa tujuan seperti:

  • Memberikan fasilitas untuk programmer supaya dapat mendistribusikan obyek akan dipakai pada beberapa bagian proses yang berbeda.
  • Sebagai interkoneksi ke beberapa aplikasi dan masalah interoperabilitas. Middleware menjadi sangat dibutuhkan untuk bermigrasi dari aplikasi mainframe ke aplikasi client/server dan juga untuk menyediakan komunikasi antar platform yang berbeda.

Manfaat Menggunakan Middleware

Middleware dapar memberikan manfaat tertentu seperti penjelasan dibawah ini:

  • Pada sistem yang terdistribusi maka dapat dijalankan 2 buah platform atau aplikasi secara bersamaan.
  • Dapat melakukan komunikasi pada aplikasi yang berjalan di platform berbeda.
  • Adanya transparansi pada seluruh jaringan sehingga dapat menyediakan interaksi dengan layanan atau aplikasi lainnya.

Dalam dunia teknologi informasi Middleware menjadi salah satu software yang dibuat untuk menghubungkan beberapa proses pada satu atau lebih mesin agar bisa saling berinteraksi di suatu jaringan.

Contohnya adalah seperti data customer yang harus dapat dibaca oleh bagian customer service dan akuntansi. Data hasil pengembangan tersebut bisa dibaca juga oleh bagian manajemen. Hal ini akan semakin terasa ketika suatu sistem tersebar sehingga menjadi semakin besar dan bervariasi.

Di sinilah aplikasi middleware memegang peranan penting, dengan adanya bantuan middleware maka data yang sama bisa digunakan oleh bagian customer service, akuntansi, pengembangan, dan manajemen sesuai dengan kebutuhan setiap bagian. Disini middleware bisa berfungsi sebagai penerjemah informasi sehingga setiap aplikasi mendapatkan format data yang dapat mereka proses.

Pengertian, Jenis, Tujuan Arsip dan pengertian Kearsipan

Pengertian, Jenis, Tujuan Arsip dan pengertian Kearsipan – Pengertian Administrasi Kearsipan, Fungsi, Perlindungan, Penyimpanan dan Pengawetannya – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan tentang Administrasi Kearsipan. Yang meliputi pengertian administrasi kearsipan, fungsi administrasi kearsipan, perlindungan administrasi kearsipan, peyimpanan administrasi kearsipan, pengawetan administrasi kearsipan dengan pembahasan lengkap dan ringan dipahami.

1. Pengertian Arsip dan Kearsipan
Arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambaran yang mempunyai arti atau tujuan serta sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas (kartu, formulir, surat-surat), kertas film, media komputer (disket, harddisk, piringan). Dalam kegiatan praktis pengertian arsip dapat dirumuskan sebagai berikut :
  • Naskah yang dibuat oleh lembaga dan badan pemerintah dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
  • Naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Arsip dalam istilah Bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai warkat, dan ada juga istilah lain yang menyebutnya sebagai record atau file seperti diutarakan oleh Atmosudirjo, sebagai berikut :
  1. File berarti wadah, tempat, almari kabinet atau kumpulan tertatur (systematic). Bahan-bahan arsip dan file juga berarti setiap pengaturan, penyortiran, penerbitan yang sistematis dan berurutan atas barang-barang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen, dan sebagainya.
  2. Record berarti setiap catatan yang dicatat untuk disimpan dan setiap bahan yang tertulis dapat dipergunakan sebagai bukti atas suatu peristiwa atau kejadian. Tidak hanya itu, plat atau piringan hitam, pita rekaman, suatu berita acara serta laporan resmi termasuk kepada pengertian record.
Pengertian kearsipan dirumuskan dengan berbagai cara sebagai bahan pengetahuan dan perbandingan, adapun pengertian kearsipan menurut para ahli adalah sebagai berikut :
1. Menurut Soebroto (1973:3) :
Terdapat 2 (dua) perumusan tentang pengertian kearsipan, yaitu sebagai berikut :
  • “Yang dimaksud kearsipan adalah penyelenggaraan administrasi atau pelaksanaan kearsipan yang memperlancar lalu lintas surat masuk dan surat keluar.”
  • “Kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip baik arsip dinamis maupun arsip statis.”
2. Menurut Dekdikbud (1980:52) :
Kearsipan diberikan batasan sebagai berikut : kearsipan dapat diartikan sebagai suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan warkat secara sistematis, sehingga bahan-bahan warkat tersebut dengan cepat dapat dicari atau diketahui tempatnya setiap kali diperlukan.
3. Menurut Ig.Wursanto (1989:15) :
Yang dimaksud dengan filling atau penyimpanan warkat adalah kegiatan menambah warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem susunan dan tata cara yang telah ditentukan sehingga pertumbuhan warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
4. Menurut The Liang Gie :
“Arsip adalah kumpulan warkat-warkat yang disimpan secara sistematis, sehingga setiap saat dibutuhkan dapat dengan cepat ditemukan.”
Jadi, kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip dalam pelaksanaan administrasi yang disimpan secara sistematis dan teratur dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga arsip dapat ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan. Sedangkan yang dimaksud dengan proses adalah tahap-tahap atau langkah-langkah yang harus dilalui dalam usaha mencari suatu arsip. Tahap-tahap atau langkah-langkah itu satu dengan yang lain saling berkaitan, sehingga merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu dan arsip dapat ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan.
2. Tujuan Penataan Arsip
Beberapa tujuan yang perlu diingat mengapa penataan kearsipan itu perlu, antara lain sebagai berikut :
  • Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.
  • Untuk menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
  • Untuk memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
  • Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.
3. Jenis-Jenis Arsip
Jenis-jenis arsip diantaranya dalah sebagai berikut :
1. Arsip Dinamis
Arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.
2. Arsip Aktif
Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan administrasi.
3. Arsip Inaktif
Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
4. Arsip Statis
Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
5. Arsip Duplikasi
Arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.
Sistem Penataan Arsip
Untuk memperlancar pengkodean maupun menentukan kata tangkap dan mempercepat penyimpanan benda-benda arsip, para ahli kearsipan menentukan beberapa macam sistem mengarsipkan benda-benda arsip, antara lain :
1. Sistem Huruf (Alphabetical System)
Adalah suatu sistem dimana huruf-huruf dalam urutan alpabet tersebut digunakan untuk menyimpan sistem kearsipan, yang biasanya banyak digunakan untuk menyimpan nama-nama orang, nama perusahaan, nama hotel, dan lain-lain.
2. Sistem Nomor (Numerical System)
Sistem filling menggunakan angka ini ada dua (2) macam yaitu :
  • Sistem Dewey
  • Sistem Terminal Digit (Digital System)
3. Sistem Geografi (Geographical System)
Sistem ini sering juga dianggap sama dengan sistem wilayah atau sistem daerah regional. Sistem susunan dokumen menggunakan sistem geografi disusun menurut abjad dari lokasi dan kemudian menurut nama atau subyek.
4. Sistem Subyek (Subjectical System)
Yaitu susunan dokumen menurut nama, judul, atau barang bukan menurut nama orang, perusahaan, maupun tempat.
5. SistemTanggal (Cronologi System)
Yaitu suatu sistem penyimpanan surat-surat atau records berdasarkan “tanggal” atau “bulan”, dimana tanggal yang akan dijadikan kode surat adalah “tanggal pembuatan surat” atau “tanggal penerimaan surat” tersebut.
6. Sistem Suara (Soundtrek System)
Penyimpanan warkat (records) menggunakan nomor kode atau huruf nama diikuti juga oleh angka-angka.
7. Sistem Campuran
Sistem ini adalah campuran dari sistem-sistem sebelumnya dengan memberikan kode huruf dan angka-angka.
Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan
Guna mendapatkan arsip yang teratur dan tertib, diperlukan sarana atau peralatan kearsipan yang cukup memadai. Sebelum memulai menyimpan arsip, sebaiknya dipersiapkan terlebih dahulu peralatan kearsipan diantaranya :
1. Map
Adalah lipatan kertas atau karton yang dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang paling luas berukuran folio, biasanya untuk menyimpan arsip sementara.
2. Folder (Sampul Arsip)
Adalah map tanpa daun penutup pada sisinya, dan dilengkapi tab atau tonjolan untuk menempatkan kode arsip. Folder merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk segi empat panjang, untuk menyimpan arsip atau menempatkan arsip atau sekelompok arsip di dalam filing kabinet.
3. Guide/Sekat
Berupa lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai sekat/penunjuk Apabila surat-surat dalam map disimpan dalam lemari arsip tanpa mempunyai sandaran, maka guide atau sekat harus disediakan.
4. Box File
Arsip dapat disimpan menurut urutan abjad, dalam kotak sederhana terbuat dari kayu.
5. Rak Arsip
Rak merupakan tempat penyimpanan arsip secara terbuka. Keuntungan menggunakan rak adalah arsip-arsip tidak mudah lembab, karena selalu berhubungan dengan udara luar dan kerugian menggunakan rak adalah arsip mudah dan cepat kotor dengan berbagai macam debu.
6. Cardex
Alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
8. Filling Cabinet
Adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar, untuk menyimpan arsip secara vertikal. Dan terbuat dari bahan baja atau aluminium yang tahan api. Lemari ini mempunyai 2 (dua), 3 (tiga), 4 (empat), sampai 10 (sepuluh) laci, dengan ukuran standar. Tinggi dari lemari arsip 26 cm, lebar 35-36 cm, dan dapat memuat kapasitas 5000 lembar surat.
4. Prosedur Peyimpanan Arsip
1. Mengindeks
Mengindeks adalah menentukan inti dari isi surat dan menentukan indeksnya.
2. Memberi kode
Setelah pokok masalahnya ditemukan atau diketahui, langkah selanjutnya ialah mencocokkan pokok masalah tersebut dengan daftar indeks yang telah disediakan untuk menentukan kodenya.
3. Mensortir
Arsip-arsip yang akan disimpan setelah selesai diberi kode, arsip-arsip yang mempunyai kode sama dikelompokkan menjadi satu.
4. Menyimpan Arsip
Sebelum dilakukan penyimpanan, diterapkan terlebih dahulu :
– Dalam filling cabinet yang berkode apa
Contohnya : “KU” atau Keuangan
– Di belakang guide apa
Contohnya : “Anggaran”
– Di dalam folder yang berkode apa
Contohnya : “APBD Pembangunan”
5. Proses Penemuan Arsip
1. Menentukan pokok masalahnya
Pokok masalah arsip yang akan dikeluarkan dapat dilihat melalui kartu atau lembar pinjam arsip.
2. Menentukan kode arsip
Dengan diketahui kode arsipnya, selanjutnya dapat diketahui pula di dalam laci mana, di belakang guide apa, dan di dalam folder kode apa arsip yang akan dipinjam itu disimpan.
3. Pengambilan arsip
Setelah diketahui kodenya, selanjutnya dapat diketahui dimana arsip yang diperlukan itu disimpan.
6. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan antara lain dikatakan bahwa, untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, serta lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia pada umumnya dan penyelenggaraan pemerintahan Negara pada khususnya baik mengenai masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang.
6.1 Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan, untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya, serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan.
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan usaha-usaha sebagai berikut :
1. Pengaturan Ruangan
  • Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab. Suhu udara dalam ruangan berkisar antara 65° F sampai 75° F dan kelembaban udara sekitar 50% dan 65%.
  • Ruangan harus terang dan sebaiknya mempergunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari.
  • Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya.
  • Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.
  • Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air (banjir).
  • Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama atau serangga perusak pemakan arsip.
  • Lokasi ruang atau gedung penyimpan arsip hendaknya terbebas dari tempat-tempat industri.
  • Ruangan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan disimpan di dalamnya.
2. Kebersihan
  • Sekurang-kurangnya seminggu sekali, ruangan dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner. Jangan mempergunakan sapu, karena debu akan berhamburan/beterbangan.
  • Arsip-arsip harus bersih dari karat. Apabila arsip menggunakan penjepit (paper clip), pergunakanlah paperclip yang dibuat dari plastik.
6.2 Pengamanan arsip 
1. Pengamanan Arsip dari Segi Informasinya
Dalam Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971, hanya ditetapkan mengenai ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya saja, seperti yang diatur dalam pasal 11 sbagai berikut :
  • Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip, sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-Undang ini dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
  • Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-Undang ini, dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapat dipidana penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun
2. Pengamanan Arsip dari Segi Fisiknya
Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamaan kertas arsip dari segi kerusakan. Penggunaan terhadap kertas arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain :
a. Restorasi
Restorasi adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, sulit dipergunakan kembali, sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan untuk jangka waktu yang lebih lama.
b. Laminasi Arsip adalah menutup kertas arsip diantara 2 lembar plastik sehingga arsip itu terlindung dan aman dari bahaya air, udara (lembab, kering) dan serangga pemakan/perusak arsip. Dengan cara demikian arsip akan lebih tahan lama untuk disimpan.
c. Micro Film
Arsip-arisp yang sudah rusak, rapuh sehingga tidak dapat direstorasi apalagi dilaminasi, apabila arsip-arsip itu masih mempunyai nilai, perlu dimicrofilmkan.
7. Azas Kearsipan
Dilihat dari kearsipan azas penyimpanan arsip dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu sebagai berikut :
1. Azas Sentralisasi
Adalah semua data-data disimpan terpusat pada satu tempat atau pelaksanaan pengelolaan data yang dipusatkan pada suatu unit data.
2. Azas Desentralisasi
Adalah tiap-tiap unit atau departemen membedakan sistem data sendiri, atau pelaksanaan perolehan data yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi.
3. Azas Campuran
Adalah azas yang mengkombinasikan antara azas sentralisasi dan azas desentralisasi. Dalam azas campuran ini tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan sendiri penyimpanan datanya karena mempunyai spesifikasi data tersendiri.
8. Pengawasan Pemakaian Arsip
Pengawasan yang menyangkut kegiatan kearsipan, meliputi pengawasan penyimpanan tata warkat, juga pengawasan terhadap pengeluaran kembali tata warkat tersebut. Kelalaian dari kegiatan pengawasan ini bisa menyebabkan arsip hilang, terselip, ataupun sulit ditemukan kembali.
Pengeluaran benda-benda arsip ini biasanya melalui 2 (dua) faktor, yaitu :
1. Faktor Peminjaman
Yang dimaksud peminjaman adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam oleh atasan sendiri, teman seunit kerja, ataupun oleh kolega kerja dari unit kerja lain dalam organisasi.
2. Faktor Pelayanan
Arsip sering digunakan untuk membantu pelayanan kepada langganan (nasabah), karyawan sesama unit kerja, atau karyawan dari unit kerja lain. Pada waktu-waktu tertentu, pada setiap tahun dilakukan evaluasi untuk mengetahui efisiensi pelayanan arsip. Untuk mengukur efisiensi dapat dilakukan dengan membandingkan antara arsip yang tidak diketemukan dengan yang ditemukan.
Rumus :
Jumlah arsip yang tidak diketemukan x 100% = % tidak diketemukan
Jumlah arsip yang ditemukan
Apabila jumlah arsip yang tidak diketemukan lebih dari 30% menunjukkan adanya suatu masalah. Oleh karena itu, perlu di teliti sebab-sebabnya. Apabila arsip yang tidak diketemukan adalah arsip yang berkali-kali dipinjam oleh unit kerja tertentu, maka perlu dilakukan pengkajian pada unit yang bersangkutan. Dapat saja terjadi pada waktu mengembalikan arsip dalam keadaan tidak lengkap lagi. Jika kemungkinan ini tidak terjadi, karena penataannya yang tidak benar.
9. Peminjaman Arsip
Arsip aktif atau inaktif bersifat tetutup. Oleh sebab itu, perlu diatur atau ditentukan prosedur atau tata cara peminjamannya, baik untuk keperluan intern maupun ekstern dalam suatu organisasi.
Hal-hal yang perlu diatur antara lain :
  • Siapa yang berwenang memberi ijin peminjaman
  • Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip
  • Penetapan jangka waktu peminjaman
  • Tatacara peminjaman arsip
  • Semua peminjam arsip harus dicatat pada Lembar Peminjaman Arsip rangkap 3 (tiga) dengan fungsi amsing-masing :
  1. Lembar Peminjam Arsip 1 (putih) disimpan oleh Penyimpan Arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, berfungsi sebagai bukti peminjaman.
  2. Lembar Peminjam Arsip II (hijau) oleh Penyimpan Arsip diletakkan di tempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai pengganti arsip yang dipinjam.
  3. Lembar Peminjam Arsip III (biru) disertakan pada peminjam
10. Penyusutan, Pemindahan, dan Penghapusan Arsip
Dikarenakan tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, atau bahkan dimusnahkan.
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip, yaitu dengan cara-cara sebagai berikut :
  1. Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.
  2. Memusnahkan arsip statis dengan ketentuan yang berlaku.
  3. Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional RI.
Adapun tujuan penyusutan arsip adalah untuk :
  1. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
  2. Menghemat ruangan, peralatan, dan perlengkapan.
  3. Mempercepat penemuan kembali arsip.
  4. Menyelematkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.
10.1 Pedoman Penyusutan
Pedoman untuk menyusutkan arsip disebut Jadwal Retensi atau Daftar Retensi arsip, yaitu suatu daftar yang berisi tentang jangka simpan (retensi) arsip beserta penetapan musnah, atau arsip tersebut disimpan permanen.
Guna jadwal (Daftar Retensi) adalah sebagai berikut :
1. Kegunaan Administratif
  • Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif
  • Memudahkan pencarian arsip aktif
  • Menghemat ruangan, perlengkaan, dan biaya
  • Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanen
  • Memudahkan pemindahan arsip ke arsip nasional
2. Kegunaan Ilmiah
Arsip inaktif biasanya berguna untuk penelitian ilmiah
10.2 Pelaksanaan Penyusutan
1. Langkah Umum
a. Weeding (menyiangi), yaitu mengambil arsip yang tidak berguna. Ada ketentuan bahwa, apabila :
Jumlah penggunaan x 100% = 5% (lebih kecil dari 5%)
Jumlah arsip dalam file
Maka : arsip tersebut baru boleh disusutkan
b. Menyiapkan tempat untuk menampung arsip yang akan disusutkan.
c. Membuat catatan berupa daftar arsip yang akan disusutkan.

Ciri-ciri Globalisasi dan Teori Globalisasi

Secara sederhana era globalisasi dapat dipahami sebagai era dimana kemajuan ilmu pengetahuan, teknologi dan alat transportasi yang mendorong kehidupan manusia menjadi tanpa batasan. Baik itu batasan geografis ataupun budaya. Contoh globalisasi dalam bentuk sederhana adalah kita bisa mengetahui informasi apa yang sedang terjadi dibelahan bumi lain. Atau kita dapat bepergian dari tempat satu ke tempat lainnya dengan cepat meskipun jaraknya ratusan atau ribuan kilometer.

Pengertian Globalisasi – Para ahli mendefinisikan pengertian dari globalisasi. Beberapa diantaranya pengertian globalisasi adalah sebagai berikut:
Globalisasi adalah suatu hubungan sosial yang mendunia yang kemudian terhubung satu sama lain sehingga antara kejadian dari tempat yang berbeda bisa berdampak juga bagi tempat yang lain. (Anthony Giddens),
Globalisasi adalah terbentuknya sistem organisasi dan komunikasi antar masyarakat di seluru dunia untuk mengikuti sistem dan kaidah-kaidah yang sama. (Selo Soemardjan).
Globalisasi adalah tindakan dari suatu proses atau pengambilan kebijakan yang menjadikan sesuatu mendunia, baik dalam lingkupnya ataupun aplikasinya. (The American Heritage Dictionary).

Teori Globalisasi
Ada beberapa teori Globalisasi yang dikemukakan oleh para ahli. Salah satunya adalah teori yang dikemukakan oleh Cochrane dan Pain yang menyatakan bahwa ada 3 pemeran utama penting dalam Globalisasi yaitu

  • Globalis,
  • Para Tradisionalis
  • Para Transformalis

Teori Globalisasi Para Globalis
Para Globalis mengatakan bahwa dengan adanya Globalisasi ini akan membawa konsekuensi secara langsung pada kehidupan di seluruh dunia bahwa nantinya akan ada serangan budaya homogen yang menyebar ke seluruh dunia.

Mengenai hal ini, para globalis yang positif mengatakan bahwa hal tersebut bisa menjadikan masyarakat dunia yang memiliki pemikiran yang lebih terbuka dan toleran terhadap budaya dari luar budayanya sendiri,

Namun para globalis negatif mengatakan bahwa hal tersebut bisa melunturkan budaya asli masing-masing masyarakat dan menganggap itu juga salah satu upaya Negara adidaya untuk menjajah budaya lain.

Teori Globalisasi Para Tradisionalis
dalam teori ini adalah orang-orang yang tidak menganggap bahwa Globalisasi tengah terjadi, mereka menganggap bahwa proses yang saat ini terjadi adalah dampak dari perubahan yang sudah terjadi sejak zaman dulu.

Teori Globalisasi Para Transformalis
adalah orang yang berada diantara globalis dan tradisionalis, yang menganggap bahwa benar Globalisasi sedang terjadi namun terlalu dilebih-lebihkan.

Teori Globalisasi Lain
Teori Globalisasi yang kedua disebutkan seorang ahli bernama George Ritzer yang mengatakan bahwa era Globalisasi ini ditandai dengan adanya perkembangan dalam bidang komunikasi seperti munculnya telepon dan televisi kemudian diakhiri dengan kesadaran masyarakat secara global mengenai hal tersebut.

Ciri Ciri Umum Globalisasi

  • Perubahan Dalam Konsep Jarak Ruang dan Waktu – Dengan dukungan teknologi berupa televisi, smartphone dan internet komunikasi dapat dilakukan secara cepat. informasi-informasi dari satu belahan dunia dapat langsung diketahui oleh seseorang dibelahan dunia lainnya. Kemajuan dalam bidang transportasi juga membuat jarak ratusan atau ribuan kilometer dapat ditempuh dengan waktu beberapa jam atau hari saja.
  • Adanya Saling Ketergantungan Dalam Bidang Ekonomi dan Perdagangan – ini disebabkan oleh pertumbuhan perdaganan internasional dan juga dominasi organisasi semacam WTO atau world trade Organization yang menaungi perdagangan dunia dan lain sebagainya.
  • Adanya Peningkatan Interkasi Kultural – Melalui televisi dan media lainnya manusia daoat mendapat pengetahuan baru dan lebih mengenal keanekaragaman yang ada di dunia luar
  • Meningkatnya Masalah Bersama – di era globalisasi, masalah yang timbul dalam suatu negara dapat menjadi masalah yang menjadi perhatian bersama atau dunia internasional, seperti masalah ham, lingkungan hidup, kejahatan perang yang terjadi di suatu negara.

Faktor Penyebab Globalisasi dan Dampaknya

Globalisasi adalah proses mendunianya suatu hal sehingga batas antara negara menjadi hilang. Globalisasi didukung oleh berbagai faktor, seperti perkembangan teknologi, transportasi, ilmu pengetahuan, telekomunikasi, dan sebagainya yang kemudian berpengaruh pada perubahan berbagai aspek kehidupan dalam masyarakat.

Misalnya dalam aspek ekonomi, globalisasi menimbulkan terbentuknya pasar bebas yang membuat perdagangan antar negara dapat dilakukan lebih bebas.

Faktor Penyebab Globalisasi

Berikut pendorong terjadinya proses globalisasi:

  • Perkembangan teknologi informasi dan transportasi. Pesatnya perkembangan teknologi informasi dan transportasi membuat kegiatan jual beli antar negara menjadi lebih mudah. Kini kita bisa transaksi dengan pembeli/penjual di negara lain tanpa tatap muka lewat e-commerce.
  • Meningkatnya kerja sama internasional. Kerja sama internasional memudahkan terjadinya transaksi antar negara, yang kemudian turut meningkatkan jumlah produk yang masuk dari luar negeri dan juga sebaliknya. Proses globalisasi pun terus terjadi lebih perdagangan internasional ini.
  • Kemudahan Transportasi. Pengiriman barang dan jasa antar negara menjadi lebih mudah sehingga banyak produk asing yang masuk dan menjadi bagian dalam kehidupan masyarakat. Tidak jarang produk asing ini kemudian diadaptasi oleh masyarakat setempat sehingga terjadi penggabungan kebudayaan.
  • Ekonomi Terbuka. Perdagangan global yang terjadi saat ini dikarenakan negara-negara di dunia semakin terbuka satu sama lain sehingga terjadi pertukaran produk dari satu negara ke negara lain. Produk ini sendiri tidak lepas dari elemen dan budaya negara asalnya, yang kemudian bisa saja mempengaruhi negara lain. Misalnya produk kecantikan asal Korea yang mengandung bahan-bahan yang tidak umum ditemukan di Indonesia, namun karena popularitas produk kecantikan ini membuat anggapan “cantik ala Korea” banyak diadaptasi oleh produk-produk lokal.

Dampak Globalisasi

Globalisasi memiliki dampak positif dan negatif dalam kehidupan masyarakat, berikut di antaranya:

Dampak Positif

  • Masyarakat antar negara dapat berinteraksi lebih mudah dengan kemajuan teknologi.
  • Peningkatan perdagangan internasional dan kegiatan wisata ke luar negeri karena kemajuan transportasi.
  • Pengembangan ilmu pengetahuan yang semakin pesat.
  • Penyebaran informasi yang tidak dibatasi oleh jarak antar negara.
  • Terjalinnya hubungan internasional antar negara yang semakin baik.

Dampak Negatif

  • Lunturnya nilai-nilai kebudayaan asli masyarakat karena mulai melebur dengan budaya asing dari luar.
  • Nilai-nilai kehidupan masyarakat dari luar negeri ikut masuk seperti konsumerisme dan hedonisme.
  • Masuknya pola hidup yang berbeda dengan gaya hidup masyarakat lokal, khususnya pola hidup dari negara Barat.
  • Kehidupan pertanian yang mulai ditinggalkan karena masyarakat agraris yang beralih menjadi masyarakat industri.
  • Kerusakan lingkungan dan peningkatan polusi udara

Pengertian Globalisasi, Teori Globalisasi dan Dampak Globalisasi

Pengertian globalisasi secara umum yaitu suatu proses yang mendunia ataupun juga dapat menyeluruh dimana setiap orang tidak akan mengenal ataupun juga terikat oleh batas-batas wilayah negara,yang artinya setiap individu dapat berhubungan atau juga akan bertukar informasi kapanpun ataupun juga dimanapun melalui media cetak maupun elektronik.

Pengertian Globalisasi – Globalisasi adalah berasal dari kata Globalization. Global artinya dunia sedangkan lization artinya adalah proses. Secara bahasa arti Globalisasi adalah Suatu proses yang mendunia, suatu proses yang membuat manusia saling terbuka dan bergantung satu sama lainnya tanpa batas waktu dan jarak.

Pada intinya globalisasi bisa membuat suatu negara akan lebih kecil karena kemudahan komunikasi antar negara di berbagai bidang, membentuk suatu kehidupan baru yang lebih bersatu karena seolah-olah tanpa adanya sekat antara batas geografis, budaya, atau juga ekonomi.

Teori Globalisasi

  1. Teori Globalisasi Para Globalis – Para Globalis mengatakan bahwa dengan adanya Globalisasi ini akan membawa konsekuensi secara langsung pada kehidupan di seluruh dunia bahwa nantinya akan ada serangan budaya homogen yang menyebar ke seluruh dunia. Mengenai hal ini, para globalis yang positif mengatakan bahwa hal tersebut bisa menjadikan masyarakat dunia yang memiliki pemikiran yang lebih terbuka dan toleran terhadap budaya dari luar budayanya sendiri. Namun para globalis negatif mengatakan bahwa hal tersebut bisa melunturkan budaya asli masing-masing masyarakat dan menganggap itu juga salah satu upaya Negara adidaya untuk menjajah budaya lain.
  2. Teori Globalisasi Para Tradisionalis – dalam teori ini adalah orang-orang yang tidak menganggap bahwa Globalisasi tengah terjadi, mereka menganggap bahwa proses yang saat ini terjadi adalah dampak dari perubahan yang sudah terjadi sejak zaman dulu.
  3. Teori Globalisasi Para Transformalis – adalah orang yang berada diantara globalis dan tradisionalis, yang menganggap bahwa benar Globalisasi sedang terjadi namun terlalu dilebih-lebihkan.
  4. Teori Globalisasi Lain – Teori Globalisasi yang kedua disebutkan seorang ahli bernama George Ritzer yang mengatakan bahwa era Globalisasi ini ditandai dengan adanya perkembangan dalam bidang komunikasi seperti munculnya telepon dan televisi kemudian diakhiri dengan kesadaran masyarakat secara global mengenai hal tersebut.

Proses Terjadinya Globalisasi

  1. Perkembangan Teknologi dan Informasi – Adanya perkembangan dalam teknologi informasi dan komunikasi yang kemudian berdampak pada mudahnya transaksi keuangan yang terjadi di seluruh Negara. Selama beberapa waktu terakhir terdapat banyak sekali perkembangan dalam bidang teknologi yang berkaitan langsung dengan transaksi keuangan yang bisa memudahkan Anda untuk melakukan transaksi tidak hanya di Negara sendiri melainkan di Negara lain.
  2. Banyaknya Kerja Sama Internasional – Penyebab kedua terjadinya Globalisasi adalah karena terjadinya banyak kerja sama internasional yang memudahkan terjadinya transaksi keuangan sebelumnya yang dilakukan oleh berbagai Negara. Sehingga melalui sektor ekonomi inilah yang membuat banyaknya produk dari luar negeri masuk ke dalam negeri dan sebaliknya.
  3. Kemudahan Transportasi – Sistem transportasi yang semakin maju menyebabkan masyarakat mudah dalam bepergian ataupun mengirimkan barang meski terpisah jarak yang sangat jauh.
  4. Ekonomi Terbuka – Selanjutnya era Globalisasi juga terjadi karena Negara-negara di dunia mulai terbuka dalam bidang ekonomi, sehingga terjadilah perdagangan-perdagangan global yang menyebabkan berbagai macam produk saling bertukar dari satu tempat ke tempat yang lain.
    Dari produk-produk yang masuk itu tentunya juga mengandung budaya dan unsur dari Negara lain yang mempengaruhi budaya di dalam Negara sendiri. Kemudian yang terakhir era Globalisasi ini juga terdorong karena pasar uang saat ini sudah sangat mendunia yang menjadikan transaksi keuangan dalam satu Negara menjadi lebih besar.

Pada intinya semua penyebab terjadinya era Globalisasi ini adalah karena kegiatan ekonomi antar Negara yang semakin terbuka sehingga memudahkan Negara-negara di dunia untuk saling berinteraksi, menjalin kerja sama dalam bermacam bidang yang mengakibatkan masuknya budaya-budaya baru, pengetahuan baru, hal-hal baru dari luar ke dalam negeri ataupun sebaliknya.

Tentunya agar tidak berdampak negatif bagi suatu Negara maka Globalisasi harus didukung dengan kesadaran untuk tetap melestarikan dan mencintai budaya sendiri.

Penyebab Globalisasi
1. Perkembangan Teknologi Informasi dan Transportasi
Teknologi informasi atau juga transportasi aka berperan penting bagi dalam proses globalisasi di dunia. Teknologi yang akan semakin modern akan membuat kegiatan transaksi jual-beli antar negara menjadi akan lebih mudah.

Salah satu contohnya adalah bisnis E-commerce yang dimana kita dapat bertransaksi tanpa harus datang ke lokasi penjual tertentu.

2. Kerjasama Ekonomi Internasional
Kerjasama ekonomi antar negara-negara di dunai juga merupakan suatu faktor penyebab globalisasi.lalu kemudian dalam membuat kesepakatan perdagangan internasional akan mengakibatkan proses globalisasi terjadi secara terus-menerus.

3. Kemudahan Dalam Pengiriman Barang dan Jasa
Masyarakat antar negara dapat saling mengirimkan barang atau juga jasa satu sama yang lain. Kemudahan dalam pengiriman barang ini aka banyak membuat banyak produk asing yang masuk ke dalam negeri atau juga diadaptasi oleh masyarakat.

Contohnya produk fashion asal Korea yang cukup populer di masyarakat Indonesia. Pada saat masyarakat Indonesia ini akan memakai produk-produk dari negara lain, maka terjadilah proses asimilasi ataupun penggabungan kebudayaan antar negara.

4. Sumber Daya Alam Berkurang
Ada beberapa sumber daya alam yang pastinya banyak yang akan mengalami pengurangan setiap tahunnya. contohnya minyak bumi atau juga logam mulia.

Hal ini akan membuat beberapa negara yang berinvestasi di negara lain untuk dapat mengeruk sumber daya di negara tersebut. misalnya tambang emas Freeport di Papua, Indonesia yang akan dikeruk oleh negara lain.

Dampak Globalisasi – Globalisasi memiliki dampak positif dan negatif dalam kehidupan masyarakat, berikut di antaranya:

Dampak Positif

  • Masyarakat antar negara dapat berinteraksi lebih mudah dengan kemajuan teknologi.
  • Peningkatan perdagangan internasional dan kegiatan wisata ke luar negeri karena kemajuan transportasi.
  • Pengembangan ilmu pengetahuan yang semakin pesat.
  • Penyebaran informasi yang tidak dibatasi oleh jarak antar negara.
  • Terjalinnya hubungan internasional antar negara yang semakin baik.

Dampak Negatif

  • Lunturnya nilai-nilai kebudayaan asli masyarakat karena mulai melebur dengan budaya asing dari luar.
  • Nilai-nilai kehidupan masyarakat dari luar negeri ikut masuk seperti konsumerisme dan hedonisme.
  • Masuknya pola hidup yang berbeda dengan gaya hidup masyarakat lokal, khususnya pola hidup dari negara Barat.
  • Kehidupan pertanian yang mulai ditinggalkan karena masyarakat agraris yang beralih menjadi masyarakat industri.
  • Kerusakan lingkungan dan peningkatan polusi udara

Pengertian Kearsipan dan Definisi Kearsipan Secara Umum

Pengertian kearsipan secara umum adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan atau warkat secara sistematis , sehingga bahan-bahan tersebut dapat dicari dengan cepat atau diketahui tempatnya setiap diperlukan. Definisi kearsipan lainnya adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan.

Dalam sistem Administrasi, Administrasi kearsipan atau filling adalah penyelenggaraan administrasi / manajemen kearsipan yang mempermudah lalu lintas surat keluar dan masuk. Kearsipan adalah kegiatan yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, baik arsip dinamis maupun statis.

Menurut Mulyono Kearsipan, tata cara mengurus penyimpanan dokumen berdasarkan aturan dan prosedur yang berlaku selalu mengingat 3 unsur utama yang meliputi: penyimpangan, penempatan, dan penemuan kembali.

Pengertian lain tentang administrasi kearsipan atau filling adalah proses mengatur kegiatan menggunakan sistem tertentu, hingga arsip dapat ditemukan pada saat diperlukan.

Fungsi Administrasi Kearsipan

Administrasi Kearsipan dibagi menjadi dua macam, yaitu :

  1. Arsip dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan dalam perencanaan, penyelenggaraan, pelaksanaan, kehidupan kebangsaan secara umum atau digunakan langsung pada penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dibagi dua, yaitu:

  • Arsip dinamis aktif adalah arsip yang selalu digunakan terus menerus untuk kelangsungan pekerjaan di lingkungan untuk mengelola organisasi / kantor.
  • Arsip dinamis yang tidak aktif adalah arsip yang tidak digunakan terus menerus atau frekuensinya jarang atau hanya digunakan sebagai referensi.
  1. Arsip statis

Merupakan arsip yang digunakan langsung untuk merencanakan kehidupan kebangsaan secara umum dan untuk pelaksanaan administrasi Negara sehari-hari. Arsip statis ini adalah tanggung jawab nasional bagi pemerintah dan nilai gunanya penting bagi generasi mendatang.


Macam-Macam Kearsipan

Berikut dibawah ini beberapa macam kearsipan, yaitu :

  1. Sistem Abjad

    adalah sistem filing dimana warkat-warkat yang akan disimpan disusun menurut abjad yaitu dari huruf a sampai dengan z. Untuk dapat menyusun secara abjad maka warkat-warkat perlu digolong-golongkan lebih dahulu menurut nama orang atau nama instansi atau nama organisasi lainnya.Agar sistem ini dilaksanakan dengan baik perlu adanya peraturan yang jelas yang dibuat atau ditetapkan oleh instansi yang bersangkutan

  2. Sitem Geografis

    yaitu sistem kegiatan dimana warkat disusun menurut wilayah (daerah). Sistem ini biasa digunakan oleh instansi yang mempunyai unit-unit organisasi dibeberapa wilayah. Dalam melaksanakan sistem ini seorang juru arsip pertama-tama dapat memilih menurut daerah,setelah itu diadakan sub-sub kelompok menurut nama instansi

  3. Sistem Kronologis

    sistem kronologis yaitu warkat yang disusun menurut urutan tanggal yang tertera pada setiap warkat tanpa melihat permasalahan yang disebutkan dalam warkat. Sitem krono;ogis biasanya digunakan bagi warkat-warkat yang penyelesain masalahnya perlu memperhatikan jangka waktu tertentu, misalnya masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya telah ditetapkan.

  4. Sistem Nomor

    Sistem ini bila digunakan maka masing-masing warkat diberi nomor urut mulai nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasa disebut sistem filling yang tidak langsung, karena sebelum pemberian nomor, juru arsip harus mengadakan pengelompokan warkat-warkat yang ada menurut permasalahannya, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya.

  5. Sistem Subyek

    Sistem subyek adalah sistem yang dalam sistem fillingnya juru arsip harus memisah-misahkan warkat-warkat yang ada sesuai dengan permasalahannya. Jadi langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor, hanya bedanya bahwa penekanan kegiatan kepada pengelompokan masalah,bukan pada penomorannya.


Perlindungan Arsip

Perlindungan Arsip adalah sebuah usaha untuk bisa melindungi arsip dari hal-hal yang tidak di inginkan seperti peristiwa, serangan hama yang dapat merusak arsip, perbuatan, sehingga hal-hal yang dapat menyebabkan arsip tidak aman seperti rusak, hilang dan sebagainya.

Tujuan perlindungan arsip dilakukan yaitu :

  1. Tidak Hilang
  2. Tidak disalahgunakan oleh orang yang tidak berkepentingan selain hanya untuk keuntungan dan kepentingan pribadi
  3. Tidak jatuh ke tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab
  4. Tidak mudah rusak

Jadi kesimpulan dari tujuan perlindungan arsip adalah supaya dapat menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggung jawaban mengenai perencanaan, penyelenggaraan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan dan kehidupan pemerintahan.


Penyimpanan Arsip

  1. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan bisa dilakukan dengan cepat dan mudah
  2. Menemukan kembali dengan mudah dan cepat jika sewaktu-waktu dibutuhkan
  3. Mengembalikan arsip pada tempat penyimpanan bisa dilakukan dengan mudah

Pengawetan Arsip

  1. Restorasi dan menjilid arsip
  2. Mereproduksi atau fotografi
  3. Melakukan laminasi terhadap arsip

Pengertian Kearsipan Menurut Para Ahli

Berikut merupakan pembahasan mengenai apa itu definisi dan pengertian kearsipan menurut para ahli.

Menurut Drs. The Liang Gie

Pengertian kearsipan menurut Drs. The Liang Gie adalah sebagai berikut.

a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).

b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Menurut Kamus Administrasi Pengertian kearsipan adalah semua rangkaian kegiatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai penyingkiran.

Menurut Ensiklopedi Administrasi Definisi kearsipan menurut Ensiklopedi Administrasi adalah sebagai berikut.

a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

Menurut R. Subroto
Arti kearsipan adalah aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.

Menurut Drs. I.G. Wursanto (1989)
Pengertian kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Menurut Odgers (2005)
Kearsipan menurut Odgers adalah manajemen arsip sebagai proses pengawasan,penyimpanan, dan pengamanan dokumen sertaarsip baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.

Menurut Charman (1998)
Pengertian kearsipan yaitu sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan dan pemusnahan dokumen apabila tidak diperlukan.

Menurut Maulana (1974)
Definisi kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.

Menurut Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985)
Pengertian kearsipan yaitu tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan procedure yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali.